Allmänna villkor

Allmänna villkor för beställning av enkätlänk

Innehåll och snabblänkar:

  1. Beskrivning av Todaytoo
  2. Generella beställningsrutiner
  3. Anpassad enkätlänk
  4. Pris Anpassad enkätlänk
  5. Enkätlänk utan Anpassning

1 Beskrivning av Todaytoo

Todaytoo är deltagarens sajt för hälsoutveckling. Deltagaren använder Todaytoo både för att besvara enkäter (Enkätlänk) och för att se sitt resultat, följa sin utveckling och jämföra sitt resultat mot svenska arbetslivet (Hälsokonto). Dessa villkor omfattar endast Enkätlänk och inte Hälsokonto.

1.1 Beskrivning av ”Anpassad enkätlänk” och ”Enkätlänk utan anpassning”

Enkätlänk används då deltagaren besvarar enkäter via Todaytoo. Enkätlänkar används både för tjänster där ni träffar deltagaren i samtal, till exempel en Hälsoprofil, och för tjänster där deltagaren endast besvarar en enkät, till exempel en Hälsoscreening. Vi erbjuder två typer av enkätlänkar:

Anpassad enkätlänk (se mer i punkt 3)

  • Anpassas till en specifik Topporganisation med eventuella Underorganisationer i er databas.
  • Möjlighet att med en deltagarlista styra vilka som kan besvara enkätlänken och ge deltagarna korrekt Organisationstillhörighet direkt då de besvara enkäten.
  • Möjlighet att använda HPI:s e-postutskick med påminnelser.
  • Avser en tidsavgränsad svarsperiod.
  • Möjlighet att anpassa HPI:s textmallar för den specifika organisationen (er kund).
  • Används både för Enkätlänk med och utan deltagarlista och Enkätlänk med och utan efterföljande samtal.

Enkätlänk utan anpassning (se mer i punkt 5)

  • Alla besvarade enkäter sparas under Topporganisationen _ENKÄTER FRÅN TODAYTOO_ i er databas. I samtalet måste ni byta till deltagarens ”korrekta” Organisation.
  • Används för alla era kunder/deltagare som inte kräver specifik kundanpassning.
  • Förnyas automatisk i samband med förnyelse av abonnemang i Plustoo.
  • Möjlighet att vid beställningstillfället anpassa HPI:s textmallar.
  • Endast möjligt för Enkätlänk utan deltagarlista.

Samtliga enkäter och texter för HPI:s metoder finns på svenska, engelska och norska.

Förvalt kan enkätlänkarna endast besvaras 1 gång per 90 dagar (förutsatt att deltagaren loggar in med personnummer eller Mobilt BankID).

1.2 Beskrivning av med/utan deltagarlista och debitering av tester

Användande av deltagarlista styr hur testerna debiteras.

  • Vid Enkätlänk MED deltagarlista debiteras antal tester efter deltagarlistan, utan minskning av era förbeställda tester. Undantaget är Hälsoprofil som alltid debiteras era förbeställda tester.
  • Vid Enkätlänk UTAN deltagarlista minskar ert saldo av förbeställda tester så snart deltagaren besvarar sin enkät. Vid Enkätlänk UTAN deltagarlista måste/behöver ni säkerställa att ni har tillräckligt med förbeställda tester i Plustoo i samband med beställning av enkätlänk.

1.3 Beskrivning av endast enkätlänk och enkätlänk med efterföljande samtal

Vi erbjuder både tjänster för endast enkätlänk (screening) och tjänster för efterföljande samtal.

  • Endast enkätlänk (screening) erbjuds för tjänsterna: Hälsoscreening, Arbetsplatsprofil, Hälsoscreening med Arbetsplatsprofil samt OSA-kartläggning.
  • Enkätlänk med efterföljande samtal erbjuds för tjänsterna: Hälsoprofil, Hälsoscreening, Arbetsplatsprofil, Hälsoprofil med Arbetsplatsprofil, Hälsoscreening med Arbetsplatsprofil, Hälsoundersökning i arbetslivet samt Medicinsk kontroll i arbetslivet.

2 Generella beställningsrutiner

Beställning av Anpassad enkätlänk görs via www.plustoo.com Beställning av Enkätlänk utan kundanpassning mejlas in till support@hpihealth.se

Vi behöver en korrekt beställning av enkätlänk senast 5 arbetsdagar innan startdatum. Se under punkt 3.1–3.3 och 5.1 vad som krävs för en korrekt beställning. Observera att vi endast garanterar startdatum 5 arbetsdagar efter att vi fått inkorrekt beställningsunderlag. Använd våra mallar för texter och eventuell deltagarlista. Vid beställning/justering närmare än 5 arbetsdagar innan startdatum förbehåller vi oss rätten att i samråd med er senarelägga startdatum, alternativt debitera en expressavgift enligt aktuell prislista.

Ni ansvarar för att de texter och deltagarlistor ni skickar till oss är korrekta. Vi ansvarar EJ för korrekturläsning av texter och deltagarlistor, utan de texter vi får från er är EXAKT de texter som era deltagare kommer se.

HPI rekommenderar att ni om möjligt alltid väljer Mobilt BankID och personnummer som inloggningssätt för deltagarna till enkätlänkarna för att undvika att dubbletter av deltagarna skapas i databasen.

All justering av datum, texter, inloggningssätt, e-post/påminnelser samt tillägg/justering av deltagare som sker efter att HPI har färdigställt enkätlänken och skickat den till dig som beställare alternativt direkt till deltagarna (e-postutskick) debiteras enligt aktuell prislista.

Önskar ni vår hjälp med beställningen kan korrekt ifyllda mallar/underlag även skickas till oss via hpihealth.wetransfer.com Vid behov, och i samråd mer er, kan vi hjälpa er att säkerställa att strukturen i deltagarlistan/texterna är korrekt mot debitering enligt aktuell prislista.

Om deltagarna besvarar enkätlänken från en gemensam dator eller surfplatta, tänk på att stänga av autofill och autocomplete i webbläsaren.

2.1 Organisationsstruktur

Om enkätlänken ska kopplas till en befintlig Organisation i Plustoo, säkerställ att ni i beställningen anger EXAKT samma Organisation (namn och nivå i organisationsträdet) som redan finns i Plustoo, annars kommer en ny Organisation att skapas.

2.2 Inloggningssätt

Vi rekommenderar att ni alltid då det finns möjlighet väljer inloggning med Mobilt BankID och personnummer (ÅÅÅÅMMDDNNNN). Tänk på att vid endast födelsedatum (ÅÅÅÅMMDD) skapas alltid en NY deltagare i Plustoo.

2.3 Språk

Ni måste säkerställa att samtliga texter på de språk ni väljer är EXAKT de texter ni vill att deltagarna ska se när de besvara sin enkät.

2.4 E-postutskick från HPI

Vid e-postutskick från HPI är från-adressen på e-postutskicket enkat@todaytoo.se, informera deltagarna om detta samt be kundens IT säkerställa att mejlklienten godkänner enkat@todaytoo.se samt @em.todaytoo.se för att minimera risken att e-posten fastnar i skräppostfilter eller brandväggar.

Vid korrigering av e-postadresser efter studsar, tillägg av deltagare samt korrigering av text kommer ett nytt mejl göras först i samband med tidigare schemalagda påminnelser.

3 Anpassad enkätlänk

Används då ni vill anpassa enkätlänken efter er specifika kund. Anpassad enkätlänk erbjuds både med och utan deltagarlista och både då deltagaren endast besvarar enkäten och då ni träffar deltagarna i ett efterföljande samtal.

En Anpassad enkätlänk avser en tidsavgränsad svarsperiod och riktar sig till en gemensam Topporganisation med eventuella Underorganisationer. Vid olika Underorganisationer krävs deltagarlista. Varje Topporganisation kräver en egen enkätlänk.

3.1 Anpassad enkätlänk utan deltagarlista och e-postutskick

En korrekt beställning av Anpassad enkätlänk UTAN deltagarlista och e-postutskick måste innehålla:

  • Typ av tjänst.
  • Val av språk som texterna och frågorna i enkäten visas på.
  • Texter utifrån våra textmallar för:
    • Intro
    • Samtycke
    • Meddelande
  • Sista svarsdag för enkätlänken.
  • Inloggningssätt för deltagarna till enkätlänken (Mobilt BankID, personnummer, födelsedatum).
  • Topp- och eventuell Underorganisation.
  • Fakturaadress, fakturareferens och gärna en e-postadress för mejlfaktura.
  • Kontaktuppgifter till dig som beställare.

Tänk på att:

  • De texter ni anger i beställningen är EXAKT de texter som visas för deltagarna.
  • Om möjlig välj inloggning med Mobilt BankID och personnummer (ÅÅÅÅMMDDNNNN). Vid endast födelsedatum (ÅÅÅÅMMDD) skapas alltid en NY deltagare i Plustoo.
  • Om enkätlänken ska kopplas till en befintlig Organisation i Plustoo måste stavning, stor/liten bokstav, mellanslag och nivå i organisationsträdet vara EXAKT samma som i Plustoo, annars kommer nya Organisationer att skapas.

3.2 Anpassad enkätlänk med deltagarlista

En korrekt beställning av Anpassad enkätlänk MED deltagarlista måste utöver ovan information även innehålla:

  • Deltagarlista utifrån vår mall med kolumnerna i EXAKT nedan ordning och format:
    • Förnamn.
    • Efternamn.
    • Personnummer (ÅÅÅÅMMDDNNNN) eller födelsedatum (ÅÅÅÅMMDD).
    • Topporganisation och eventuella underorganisationer (max 5 undernivåer).
    • E-postadresser (rekommenderas, men endast obligatoriskt vid e-postutskick från HPI).

3.3 Anpassad enkätlänk med deltagarlista och e-postutskick

En korrekt beställning av Anpassad enkätlänk MED deltagarlista och e-postutskick måste utöver ovan information även innehålla:

  • Deltagarlistan måste utöver ovan även innehålla e-postadresser.
  • Text och rubrik till Välkomstmejlet utifrån vår mall.
  • Rubriker till påminnelserna (2 påminnelser ingår).
  • Datum för utskick och påminnelser (2 påminnelser ingår).
  • E-postadress till ansvarig hos er dit eventuella svar på Välkomstmejlet automatiskt vidarebefordras.

4 Pris Anpassad enkätlänk

4.1 Pris Anpassad enkätlänk

Anpassad enkätlänk debiteras enligt aktuell prislista när administrativt stöd behövs vid t ex justering av texter och hantering av deltagarlistor samt eventuella e-postutskick.

Alla justeringar av datum, texter, inloggningssätt, e-postutskick/påminnelser för pågående enkätlänkar debiteras enligt aktuell prislista. Varje beställningstillfälle av justering medför en ny debitering. Tillägg/justering av deltagare debiteras enligt aktuell prislista.

Vid korrigering av e-postadresser efter studsar, tillägg av deltagare samt korrigering av text kommer ett nytt mejl göras först i samband med tidigare schemalagda påminnelser.

4.2 Debitering av tester vid Anpassad enkätlänk

Testerna debiteras antingen efter antal deltagare i deltagarlistan eller från era förbeställda tester.

4.2.1 Anpassad enkätlänk med deltagarlista

Vid Anpassad enkätlänk MED deltagarlista debiteras antal tester efter deltagarlistan och era förbeställda tester påverkas inte. Undantaget Hälsoprofil som alltid debiteras från era förbeställda tester. Vid tillägg av deltagare debiteras också dessa nya tester enligt aktuell prislista.

4.2.2 Anpassad enkätlänk utan deltagarlista

Vid Anpassad enkätlänk UTAN deltagarlista debiteras ett (1) test från era förbeställda tester för varje enkät som sparas och skickas in till Plustoo. Nya tester beställs via vår hemsida enligt prislista vid beställningstillfället. Säkerställ därför att ni har tillräckligt med tester i Plustoo i samband med beställning av enkätlänk.

4.3 Fakturering

Fakturering sker normalt i samband med enkätlänkens slutdatum. Vid annat fakturatillfälle informeras ni om detta i beställningen.

5 Enkätlänk utan anpassning

Används för alla era kunder/deltagare som inte kräver specifik anpassning. Enkätlänk utan anpassning har inget slutdatum. Erbjuds för alla HPIs tjänster då ni träffar deltagarna i ett samtal (Enkätlänk med efterföljande samtal):

  • HPI Hälsoprofil
  • HPI Arbetsplatsprofil med efterföljande samtal
  • HPI Hälsoscreening med efterföljande samtal
  • Kombinationstjänsten HPI Hälsoprofil med HPI Arbetsplatsprofil
  • Kombinationstjänsten HPI Hälsoscreening med HPI Arbetsplatsprofil med efterföljande samtal
  • Hälsoundersökning i arbetslivet
  • Medicinsk kontroll i arbetslivet

5.1 Beställning av Enkätlänk utan anpassning

En korrekt beställning av Enkätlänk utan anpassning måste innehålla:

  • Typ av tjänst.
  • Språk för texterna och frågorna i enkäten.
  • Texter utifrån våra textmallar för:
    • Intro
    • Samtycke
    • Meddelande
  • Inloggningssätt för deltagarna till enkätlänken (BankID, personnummer, födelsedatum).
  • Kontaktuppgifter till dig som beställare.

Vi rekommenderar att ni alltid då det finns möjlighet väljer inloggning med BankID och personnummer (ÅÅÅÅMMDDNNNN). Tänk på att vid endast födelsedatum (ÅÅÅÅMMDD) skapas alltid en NY deltagare i Plustoo.

Vid Enkätlänk utan anpassning behöver ni i textmallarna INTE fylla i Fakturauppgifter, Tidsperiod eller Kontaktuppgifter för deltagarna vid e-postservice. Radera även gärna Välkomstmejlet i er beställning. Beställningen mejlas till support@hpihealth.se

5.2 Pris Enkätlänk utan anpassning

En Enkätlänk utan anpassning per tjänst ingår kostnadsfritt i ert Plustoo-abonnemang. Ni har en (1) gång årligen rätt att justera era Välkomst-, Samtyckes- och Återkoppling-/Erbjudandetexter utan kostnad. Ytterligare justeringar utöver det debiteras enligt aktuell prislista.

5.3 Debitering av tester vid Enkätlänk utan anpassning

För varje enkät som besvaras via Todaytoo debiteras ett (1) test från era förbeställda tester. Nya tester beställs via vår hemsida enligt aktuell prislista: www.hpi.se/bestall.

Senast uppdaterad: 2021-08-25